Документы подписываются, как правило, одним лицом. В случаях, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, например, при составлении финансовых документов, он подписывается двумя либо несколькими лицами, подписи которых размещаются одна под другой в соответствии с должностью. В случае подписания документа несколькими лицами, имеющими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании этого органа и секретарём.

Документы могут подписываться лицами, выполняющими обязанности конкретного должностного лица, либо его заместителями. При этом обязательно указываются должность лица, подписавшего документ, и его фамилия с добавлением в тексте подписи пометок «и.о.», «зам.».

Особым способом засвидетельствования документа после его подписания служит утверждение документа. Он утверждается соответствующими органами либо должностными лицами, к компетенции которых относится разрешение вопросов, изложенных в документах.

На документах, которые заверяют права граждан и юридических лиц либо фиксируют факт расходов денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовой печатью. Гербовая печать ставится также на положениях, уставах, договорах, свидетельствах, доверенностях.

В отдельных случаях на документах должна быть резолюция, сделанная соответствующим должностным лицом.

Резолюция – это надпись на документе, сделанная руководителем учреждения, которая содержит указания по выполнению документа.

Резолюция состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата. В случае, если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем является лицо, определённое в поручении первым, если в документе не обусловлено иное. Для исполнения поручения такому лицу предоставляется право привлекать других исполнителей и координировать их работу.

На документах со сроками исполнения, которые не нуждаются в иных указаниях, в резолюции определяются: исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда возникает необходимость детализации порядка выполнения документа.

Во время прохождения документа в учреждении обязательно делаются такие пометки:

– о поступлении (регистрации) документа – на нижнем правом поле первого листа документа (сокращённое наименование учреждения, дата поступления документа, индекс документа);

– о взятии документа на контроль – на левом поле первого листа документа (на уровне заглавия к тексту) пишется слово «контроль» или буква «к»;

– об исполнении документа и направлении его в дело – на нижнем левом поле первого листа документа (краткая справка об исполнении, если нет документа об исполнении, слова «в дело» и номер дела, в котором документ будет сохраняться, дата направления документа в дело, должность и подпись исполнителя).

Каждый документ должен иметь отметку о непосредственном исполнителе, которая состоит из его фамилии и номера служебного телефона, которые указываются на лицевой или обратной стороне последнего листа документа.

Копия документа изготавливается и выдаётся только с разрешения руководителя учреждения или руководителя соответствующего структурного подразделения. Учреждение может засвидетельствовать копии только тех документов, которые создаются в нём (это правило не распространяется на архивные учреждения, государственные нотариальные конторы и частных нотариусов).

Инструкцией определяется порядок оформления приложений к документам.

Приложения детализируют, разъясняют отдельные вопросы документа или вопрос в целом. О наличии приложения указывается в тексте документа или после текста документа перед подписью. Например, приложением к данной инструкции служит приблизительный перечень документов, которые не подлежат регистрации деловодной службой. В частности, к ним относятся:

1. Письма, которые поступили в копии к сведению.

2. Телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуски.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях, собраниях и повестке дня.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Информация, присланная к сведению.

6. Учебные планы, программы (копии).

7. Рекламные уведомления, плакаты, программы совещаний, конференций и т.д.

8. Прейскуранты (копии).

9. Нормы расхода материалов.

10. Поздравительные письма и приглашения.

11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

12. Научные отчёты по темам.