Любой государственный орган, предприятие, учреждение, организация, их должностные лица, а также объединения граждан в процессе своей деятельности в той или иной степени связаны с документами, их изданием, хранением, движением, т.е. с деловодством. В документах отражается многообразная деятельность государственных органов, в том числе и в плане их взаимоотношений с гражданами.

Деловодство представляет собой деятельность, по созданию документов и контролю за соответствием их нормативно-правовым актам, обеспечению движения документов, их хранению и сохранности содержащихся в них сведений.

Необходимость надлежащего осуществления деловодства и его совершенствования обусловлена рядом обстоятельств.

Прежде всего, усложняются функции государственного управления, в связи с чем повышаются требования к составлению документов, их оформлению и обработке. Также необходимо учитывать бурный рост компьютеризации этих процессов, широкое внедрение в повседневную деятельность государственных органов высокоэффективной копировальной техники.

Овладение приемами рациональной работы с документами – важнейшее направление повышения эффективности управленческого труда, позволяющее избежать неоправданных временных затрат, сосредоточить усилия управленцев на оперативном и качественном разрешении конкретных административных дел. С другой стороны, несоблюдение требований и правил деловодства, несомненно, сказывается на уровне государственной дисциплины, нарушение которой не только влечет за собой сбои в работе конкретного органа, его структурного подразделения, но и служит причиной неоправданных сложностей в их взаимодействии и взаимоотношениях с иными субъектами, в том числе с гражданами. Более того, такого рода нарушения зачастую становятся причиной возникновения конфликтных ситуаций, правовых споров, разрешение которых, в свою очередь, служит еще одним фактором увеличения и без того достаточно высокой загруженности органов, осуществляющих юрисдикционную деятельность.

К числу важнейших факторов, обусловливающих необходимость надлежащего ведения деловодства, следует отнести обеспечение прав и интересов граждан, вступающих в правоотношения с органами государства. Не секрет, что значительная часть нарушений прав граждан связана с ненадлежащим оформлением документов, несоблюдением правил их регистрации и движения. К примеру, не вызывает сомнения, что утрата того или иного документа может вызвать значительные временные потери, связанные с его восстановлением, издержки материального и морального характера, негативно влияющие на характер взаимоотношений гражданина и государства в лице его органов и должностных лиц. Вот почему есть основания утверждать, что соблюдение надлежащего порядка при осуществлении этого вида деятельности представляет собой одну из гарантий соблюдения, реализации и охраны прав и свобод граждан. Это обстоятельство в значительной степени связано с тем, что деловодство – это деятельность, которая осуществляется в той или иной степени во всех сферах жизни общества. Особое звучание это положение приобретает в контексте деятельности органов правосудия, прокуратуры, иных правоохранительных органов. Не случайно детальная регламентация этих вопросов получила свое отражение в соответствующих нормативных актах, например, в «Инструкции по деловодству в Верховном Суде Автономной Республики Крым, областном, межобластном, Киевском и Севастопольском городских, районном (городском) суде», утвержденной приказом Министра юстиции Украины от 13.03.97 г. № 22/5 [102] .

Можно выделить ряд аспектов деловодства.

Прежде всего, это юридический аспект, который связан с разрешением вопросов обеспечения законности и дисциплины в области деловодства, необходимостью официального закрепления требований, предъявляемых к документам в соответствующих нормативно-правовых актах – приказах, инструкциях, положениях и т.п., и неукоснительного их соблюдения.

Не менее важен и организационный аспект, проявляющийся в налаживании разнообразных и достаточно сложных отношений организационного характера, складывающихся между государственными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, их структурными подразделениями по поводу создания документов, их движения, обработки и т.п. При этом на первый план выступает четкое определение функций и полномочий каждого из субъектов такого рода отношений.

Все большее значение приобретает экономический аспект деловодства, связанный с экономической целесообразностью, оптимальностью его осуществления. С учетом огромного числа разнообразных документов, используемых в деятельности различных органов и организаций, этот аспект становится все более актуальным.

Базовым понятием в данном виде административно-процессуальной деятельности выступает понятие документа. Происхождение этого термина связано с латинским словом «documentum», означающим свидетельство, доказательство. По своей сути документ – это носитель какой-либо информации. В более строгом значении он представляет собой средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и деятельности человека, оформленное в соответствии с определенными требованиями, обеспечивающее возможность осуществления различных управленческих действий, а также отражающее те или иные аспекты правового положения субъектов правовых отношений.

Остановимся подробнее на классификации документов.

По степени первичности текста документов выделяются подлинники и копии документов. Подлинником является оригинальный документ, исходящий от компетентного органа или должностного лица, составленный в окончательной редакции и оформленный с соблюдением установленных требований.

Копия представляет собой документальное воспроизведение всех реквизитов оригинального документа. Этот вид документа может выражаться в виде факсимильной либо свободной копии. Факсимильная копия – это документ, отражающий абсолютно все особенности оригинального документа. Наиболее распространенными документами этого вида являются ксерокопии. В свободной копии также получает свое отражение вся информация, содержащаяся в подлинном документе, однако при этом графическое расположение материалов может быть иным, чем в оригинале. Особую разновидность копий составляет дубликат документа – т.е. копия, которая создана взамен утраченного либо неисправимо поврежденного оригинального документа.

По степени отражения содержания документа можно выделить документы, изданные в полном объеме, и выписки из документов, полностью воспроизводящие лишь определенную часть документа. Примером такого рода документа может служить выписка из трудовой книжки, содержащая сведения о трудовой деятельности человека за определенный период времени.

В зависимости от объема вопросов, получающих свое отражение в документе, последние подразделяются на простые и сложные. К числу простых относятся документы, отражающие какой-либо один вопрос, например, приказ о назначении на должность конкретного лица. В сложных документах затрагивается несколько вопросов, как правило, выделяемых в пунктах либо разделах документов. Примером такого документа может служить протокол заседания коллегиального органа, содержащий ход и результаты рассмотрения нескольких вопросов.

Различна и техника нанесения информации на документ. В связи с этим выделяются рукописные, машинописные документы, документы, содержащие аудио– и видеоинформацию, фотодокументы. В настоящее время наибольшее распространение получили тексты и другая информация, вносимые в документы при помощи компьютерной техники.

Еще одним критерием классификации документов служит характер изложения содержания документа. С этой точки зрения можно выделить индивидуальные, трафаретные и типовые документы. Особенностью документов первого вида является относительно свободное изложение содержания документа, например, автобиография. С учетом сходности определенных управленческих действий связано составление трафаретных документов, например, заявление гражданина о принятии на работу. В случаях, когда необходимо закрепить конкретную документальную форму, применяются типовые документы, в которых заранее разрабатывается определенный текст, дополняемый информацией, необходимой в данном конкретном случае. Примером такого документа может служить типовой договор, в который вносятся данные о лицах, его заключивших, дата заключения договора и данные, конкретизирующие его содержание.